Dépôt des registres au Registre du Commerce et des Sociétés

La loi 14/2013 du 27 février 2013, relative au soutien apporté aux entrepreneurs et à leur internationalisation a mis en place de nouvelles règles pour les entreprises.

Désormais, en Espagne, il est obligatoire de déposer au Registre de Commerce et des Sociétés, outre les registres de nature comptable, ceux relatifs à la société elle-même, à savoir les registres de conseil d’administration et d’assemblée générale mais également les registres d’associés.

Cette loi a également établi l’obligation d’utiliser le format électronique pour procéder à leur légalisation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés espagnol. Cette obligation est applicable depuis le mois de janvier 2015.

C’est de l’article 18 de la loi sus-visée, ainsi que du paragraphe 8 de la résolution du 12 février 2015, de la Dirección General de Registros y de Notariado que découle cette nouvelle obligation :

« Tous les Registres tenus légalement par les entreprises, en ce inclus, les Registres des assemblées générales et autres organes collégiaux ou registres d’associés ou d’actions nominatives, seront légalisés de manière électronique auprès du Registre du Commerce et des Sociétés dans les 4 mois suivant la clôture de l’exercice ».

Cette procédure se fait grâce au programme Legalia :

  • Formalité de clôture/ fermeture du Registre papier,
  • Certification de fermeture du Registre papier,
  • Présentation électronique des registres à compter de janvier 2015.

Espagne le non-dépôt des comptes annuels est sanctionné très sévèrement. En effet, les contrevenants peuvent se voir interdire la publication de toute modification devant intervenir au sein de la société. Le « cierre de la hoja registral» ou fermeture de l’extrait « K-bis » peut avoir pour conséquence de ne pas pouvoir publier un changement de dirigeant ou encore une modification du capital social.

Pour l’instant il n’existe pas encore de sanction relative à l’obligation de l’article 18 de la loi susvisée. Néanmoins, s’agissant d’une obligation prévue par la loi sur les Sociétés de capitaux, des sanctions fiscales peuvent être prononcées notamment celles visées par l’article 200 de la loi générale sur l’impôt.

En outre, le dépôt ou non des actes de la société peut avoir des conséquences en cas de conflit entre associés ou avec des tiers. En effet, l’absence de dépôt pourrait être l’occasion de remettre en cause la validité des décisions ou encore d’affaiblir leur valeur en termes de preuve. Leur dépôt et légalisation peut au contraire figer ces documents qui ne pourront plus être modifiés à l’avenir.